Trello, ¿qué es y cómo sacarle el mayor partido?

Uno de los mejores programas de computadoras y aplicaciones que se utilizan en la actualidad para hacer mucho más fácil nuestro trabajo es Trello. 

Sus funcionalidades son muy diversas y se centra en la organización y la administración de nuestros proyectos. Si quieres saber de qué trata y de su utilidad continúa leyendo para que te enteres de todo.

¿Qué es Trello?

Antes de que utilices esta aplicación debes conocer qué es y para qué sirve. Pues, Trello no es más que un software diseñado para gestionar de manera muy simple y organizada tus archivos y documentos de trabajo. Está disponible en Android, en IOS y por supuesto en su versión web.

Surgimiento de la app

Su fundador fue Federico Stella en el año 2010 y no fue hasta el año siguiente, en el 2011 que salió a la luz su primera versión.  Después de su lanzamiento se crearon varias versiones en sistemas operativos para los dispositivos móviles.

En el año 2014 se fundó Trello Inc. como institución independiente de Fog que posteriormente en el año 2017 se vendió a Atlassian por casi 500 millones de dólares. El software para estos años se volvió una herramienta vital en todas las empresas y actualmente supera los 40 millones de usuarios activos.

Características de esta aplicación

Algunas de las características que tiene Trello son las siguientes:

• Este software está basado en el sistema japonés conocido como Kanban. Este término en español se puede traducir en dos palabras: ‘’kan’’ que significa que se utiliza para referirse a algo visible y ‘’Ban’’ cuyo significado es tarjeta. Ambos vocablos juntos forman un concepto que se traduce como: Sistema de tarjetas visuales.

• Puedes personalizar la aplicación según tus propias necesidades y gustos. Además, tienes la posibilidad de hacer que las notificaciones que recibas en aviso a algún evento, sean con días de antelación para que te prepares mejor para ello. 

Muchas de las empresas que la utilizan, implementan esta funcionalidad para la programación de las citas y reuniones. Para que estas actividades se realicen con efectividad se deben introducir correctamente todos los datos necesarios de cada evento.

• En la pizarra principal de la aplicación se muestra el estado actual de cada una de las actividades. Es decir, al introducir un número de tareas, a medida que se vayan cumpliendo o no en la barra de al lado el sistema mostrará las tres fases del proceso: ‘’pendiente’’ si la labor aún no se ha cumplido, en ‘’proceso’’ cuando la actividad aún no se termina del todo y por último ‘’finalizado’’ si la tarea ya se ha llevado a cabo.

• Si necesitas organizar información para algún trabajo escolar o alguna investigación, la mejor forma de hacerlo es usando Trello ya que nos brinda un sistema muy renovado de blog digital. Aquí podemos colgar nuestras ideas y comentarios, subir fotografías, recortes de noticias, enlaces de sitios web.

La versatilidad de este maravilloso software es muy grande y de ahí que tantos usuarios la usen hoy en día.  Nada mejor que tener un secretario personalizado en forma de app y con un 0% de probabilidad de fallo.

Otros aspectos importantes que debes conocer:

• Está disponible para Android, IOS y además está traducida a más de 20 idiomas para que las puedas usar desde cualquier parte del mundo.
• Es una de las herramientas más potentes que se utilizan en el mundo del marketing digital.
• Puede procesar muchos proyectos a la vez lo cual es fascinante ya que por nosotros mismos no seríamos de organizar más de 2 eventos sin que fallara algún detalle.
• Otra de las funcionalidades de Trello es que fomenta el trabajo en equipo. Por ejemplo, si programas un proyecto en el cual están involucrados muchas personas, puedes crear una lista y asociarlos a la actividad.

La invitación se realiza de forma online y lo puedes hacer mediante un correo en el que debes enviar un enlace con la dirección web hasta el tablero que hayas creado. Ellos van a recibir cada una de las notificaciones, aportar ideas y trabajar en conjunto hasta finalizar la tarea.

¿Por qué usar Trello?

Antes de que se creara el Trello, las personas organizaban sus eventos y asuntos importantes a través de las funcionalidades que ofrece Microsoft Excel. En este también se podían organizar muy bien los eventos pero en nada se podría comprar con las otras facilidades que brinda Trello.

Sin embargo, aún muchas empresas siguen utilizando el Excel u otros medios para organizar sus labores. Esto por supuesto que depende en gran medida de los gustos de cada quien, aunque tenemos que destacar que con esta aplicación podemos hacer en poco tiempo lo que normalmente nos tomaría 1 hora en Excel.

Precisamente eso es a lo que debe aspirar toda empresa, a la optimización del tiempo y el perfeccionamiento de las funciones. Si quieres comenzar a implementar Trello como organizador de tareas en tu negocio, debes conocer las ventajas que tendrás al usarla.

Ventajas de usar Trello

Trello ofrece innumerables ventajas para tu negocio. Conócelas todas aquí:

Es gratuita

Algo que te va a impresionar mucho, es que puedes acceder a ella sin pagar un solo peso. ¡Sí, es gratuita! Como la mayoría de todas las app su versión free abarca las funciones principales de ella con las que puedes trabajar sin problemas. 

También posee algunas herramientas por las que deberás pagar, aunque no es una cantidad grande. Todo lo necesario para comenzar a usar la app ya lo tienes sin costo alguno; estas herramientas adicionales son más avanzadas.

Se puede utilizar de forma online 

Otro de los puntos a su favor es que la aplicación trabaja en tiempo real, o sea, si necesitas actualizar en un tiempo determinado la información que escribiste, lo puedes editar cuando desees. 

Puedes compartirla con tus compañeros

Para ahorrarte aún más el trabajo de llevar papeles de un lado a otro con tus compañeros de proyecto, Trello te permite crear una pequeña sala en la que invitas a las personas que estén involucradas en el proyecto.

Esta herramienta es muy útil ya que aparte de ahorrar tiempo es mucho más eficiente.  De esta forma no tendrás la necesidad nunca más de llevarte los papeles del trabajo a casa, pues con la app en tu celular puedes trabajar desde la comodidad de tu hogar.

La app te notifica

Para los amantes del Excel, esta funcionalidad que tiene Trello los va a dejar boquiabiertos. Cada vez que se realice algún cambio en la estructura del proyecto, la app te notifica a todos los dispositivos que tengas vinculados a tu cuenta. 

Además, te anuncia el día y la hora en que va a suceder un evento incluso con días y horas de antelación para que no te pierdas ni un solo detalle.

Es rápido y eficiente

Los motores de búsqueda de la app son muy eficientes y veloces. Esta es una de las ventajas que vas a poder disfrutar si decides usarla. Muchas veces solo disponemos de minutos para buscar alguna información y para eso necesitamos encontrar rápido lo que queremos.

Personaliza el tablero a tu preferencia

Otra de las funcionalidades del software es que puedes personalizar los tableros según tus necesidades. Por ejemplo, si estás dentro de un proyecto con varios compañeros y se te asigna una tarea en específico, puedes destacar con colores las etiquetas en la página.

Estas ediciones las puedes configurar para que solo te aparezcan en tu página principal o puedes ponerlas en público. Usa tu color favorito, así no te olvidas de ningún detalle.

Es fácil de usar

Otra de las ventajas que tiene el uso de esta app es que no necesitas de ningún asesoramiento o curso para hacerlo. La mayoría de las personas que la utilizan declaran que lo hicieron intuitivamente y es que está creada para eso; con el objetivo de que cada cual sea capaz de usarla sin ayuda.

A pesar de esto, si lo necesitas, hay mucho material disponible en Internet como los tutoriales y manuales de uso que te pueden orientar si te sientes inseguro o tienes alguna duda.

¿Cómo crear un tablero en Trello?

Para aprender a usar Trello correctamente, lo primero que debes saber es cómo crear un tablero. Cada uno de ellos constituyen un proyecto, lo más recomendable es que separes los tableros por trabajo y le pongas a cada uno un nombre adecuado para que puedas diferenciarlos entre sí.

El botón para crear un nuevo tablero en la app se encuentra en la parte superior izquierda en la pestaña que aquí aparece. Cuando pulses ahí, se deslizará, y debes seleccionar ‘’Nuevo tablero’’. Una vez que lo hayas hecho, es necesario que lo rellenes con la información que tengas para el proyecto y lo personalices a tu gusto.

¿Cómo personalizar el tablero?

Cada tablero debes hacerlo a tu gusto y personalizarlo según el proyecto que estés organizando. Por ejemplo, si estás planeando una fiesta sorpresa de cumpleaños, puedes utilizar plantillas y fotos acordes al momento. 

Además si no estás seguro de qué decoración usar, puedes buscarla en Google y las ideas que más te gusten las pegas en tu pantalla de trabajo de Trello.

Las tarjetas que añadas te permiten escribir comentarios acerca de las fotos. Además cuando las crees debes señalar si van a ser públicas o personales. Lo mejor de esto es que sin trabajo podrás avisar a tus compañeros y ponerse de acuerdo en los detalles de la fiesta sorpresa. Trello no tiene que ser específicamente usado en oficinas, también puedes divertirte con él.

El método básico para usar Trello es el modo de tablero Kanban de tres columnas. Estas tres columnas, como mencionamos anteriormente, constituyen las tres fases del proceso: en pendiente, en marcha y finalizado. A medida que vayas adquiriendo más habilidades puedes incorporar más columnas. 

Las tareas que insertes en la barra de pendiente, a medida que la vayas completando las debes deslizar tú mismo hacia las columnas de “en proceso” hasta la de completado. En las etiquetas puedes personalizar el color para que diferencies a una de la otra y además añadas adjuntos con documentos.

¿Cómo cambiar el fondo de cada tablero?

Si quieres personalizar tu tablero, debes comenzar por agregarle un fondo que lo describa según el tema del proyecto. Para hacerlo sigue los siguientes pasos:

1. Dale clic encima del tablero que necesitas editar.
2. Cuando estés dentro de él, localiza en la pantalla la pestaña de menú y presiónalo.
3. Se va a deslizar una barra de opciones pero debes seleccionar la de cambiar fondo.
4. Esto te va a redireccionar hacia tus archivos. Debes escoger la foto que desees poner de fondo.
5. También puedes hacer los mismos pasos para poner un fondo de un color entero sin fotos.

Una de las funcionalidades que más se destacan en Trello es que si trabajas con más de un tablero a la vez (que casi siempre es así) puedes destacar los favoritos para que los encuentres más rápido. Esto se hace para marcar tus prioridades ya que hay proyectos que son más urgentes que otros.

Cuando hagas esto se marcará con una estrella y aparecerá en la pantalla principal. Los favoritos serán los primeros de la lista y los que primero verás cuando los abras. 

Otras funcionalidades de Trello que debes conocer

• Comentar tarjetas por correo: Si estás trabajando en un proyecto de equipo, puedes enviar un correo en el que opines o comentes sobre alguna etiqueta. El email se abrirá directamente en la aplicación y en la medida que valores la sugerencia, la implementan o no.
• Insertar videos: Con frecuencia los usuarios no conocen esta faceta de Trello por lo que insertan solo las urls de los videos en sus tarjetas. Así que ya sabes que no es necesario, ya que puedes ver el video desde tu propia pantalla de edición.
• Sube documentos directamente de la carpeta: Otra de las cosas que debes conocer es, que si deseas subir uno o varios archivos lo puedes hacer desde la misma carpeta en donde se encuentran. Esto es sin la necesidad de seguir todo el procedimiento de subir el archivo en la pantalla de inicio de la aplicación.

Aprender a usar Trello como herramienta en tus futuros proyectos te va a permitir que hagas tu trabajo aún más eficiente y por ende sacarás un buen partido de ello.